Dlaczego jesteś zajęta, ale nie robisz prawdziwego postępu?

Możesz pracować od rana do wieczora i nadal nie zrobić żadnego realnego postępu w firmie. Kalendarz jest pełny. Odpisałaś na wiadomości, odbyłaś spotkania, przejrzałaś CRM, po raz kolejny poprawiłaś ofertę. Wieczorem jesteś zmęczona i trudno powiedzieć, że nic nie robiłaś.

Tylko sprzedaż od trzech miesięcy stoi w miejscu, ważny projekt nadal nie wyszedł na rynek, a telefon do klienta, który miałaś wykonać w poniedziałek, znowu czeka. W piątek patrzysz na listę zamkniętych zadań. Jest długa, ale kiedy próbujesz wskazać, co konkretnie zmieniło się w Twoim biznesie przez ostatnie pięć dni, odpowiedź wcale nie jest oczywista.

Zajętość daje poczucie produktywności. Widzisz wykonane zadania, rozwiązane problemy i kolejne odhaczone punkty. Łatwo wtedy uznać, że skoro dużo pracujesz, musisz posuwać się do przodu. Możesz więc zakończyć tydzień z długą listą wykonanych zadań, choć najważniejsza sprawa, która ma największy wpływ na wynik, nadal pozostaje nietknięta.

Najważniejsze wnioski

• Zajętość nie gwarantuje postępu. Liczba spotkań, wiadomości i zamkniętych zadań pokazuje, ile robisz. O postępie świadczy to, czy Twoje działania przybliżają Cię do konkretnego celu.
• Produktywna prokrastynacja daje złudzenie skuteczności. Poprawianie prezentacji, analizowanie konkurencji czy porządkowanie dokumentów mogą być potrzebne. Nie mogą jednak zastąpić rozmów sprzedażowych, podejmowania decyzji i innych działań, których rezultat trudniej przewidzieć.
• Największy wpływ na wynik mają działania o dużej dźwigni. Warto je rozpoznać, znaleźć na nie czas i sprawdzać ich skuteczność na podstawie rezultatów, zamiast oceniać dzień wyłącznie po liczbie wykonanych zadań.

Dlaczego możesz pracować cały dzień i nie zbliżać się do celu?

Osiem godzin przy komputerze, sześć spotkań, trzydzieści odpisanych wiadomości i dwanaście zamkniętych zadań. Wszystko można policzyć i zapisać w podsumowaniu dnia. Tylko co te liczby mówią o rozwoju firmy?

Załóżmy, że Twoim celem jest zdobycie dziesięciu nowych klientów. Możesz przez cały tydzień porządkować procesy, poprawiać stronę internetową i uczestniczyć w spotkaniach zespołu. Część tej pracy będzie potrzebna, ale sam fakt jej wykonania niewiele powie Ci o postępach w sprzedaży. Znacznie więcej dowiesz się, sprawdzając, z iloma potencjalnymi klientami rozmawiałaś, ile ofert przedstawiłaś, do ilu zainteresowanych osób wróciłaś i ile z tych kontaktów zakończyło się współpracą.

Oczywiście nie każda rozmowa musi przynieść sprzedaż. Możesz wykonać piętnaście telefonów i nie pozyskać ani jednego klienta. Dowiesz się jednak, czy Twoja oferta wzbudza zainteresowanie, jakie pytania zadają klienci i co powstrzymuje ich przed zakupem. Takie informacje pozwalają ocenić, co wymaga poprawy. Nie zdobędziesz ich, przygotowując po raz czwarty tę samą prezentację.

Podobnie wygląda to w marketingu. Pięć postów tygodniowo może świadczyć o regularności, ale jeśli Twoim celem jest zdobywanie klientów, musisz również sprawdzać, czy publikacje przyczyniają się do wzrostu zainteresowania ofertą i sprzedaży. Sama liczba opublikowanych treści niewiele mówi o ich skuteczności.

Dlaczego więc tak łatwo przyzwyczaić się do oceniania dnia według liczby wykonanych zadań? Ponieważ nad ich realizacją masz stosunkowo dużą kontrolę. Możesz zaplanować, że odpowiesz na wszystkie wiadomości, przygotujesz zestawienie albo uporządkujesz bazę klientów. Kiedy to zrobisz, od razu widzisz rezultat swojej pracy. Z rozmową sprzedażową jest inaczej. Możesz świetnie się przygotować, a klient i tak odmówi. Możesz przedstawić nową cenę i dowiedzieć się, że jest dla niego za wysoka.

Zadania, których wykonanie zależy wyłącznie od Ciebie, są więc kuszące. Dają szybkie poczucie skuteczności, nawet gdy nie rozwiązują problemu, który od tygodni zatrzymuje rozwój firmy. Im więcej takich zadań wykonujesz, tym łatwiej usprawiedliwić odkładanie tych naprawdę ważnych.

Kiedy praca staje się sposobem na unikanie decyzji?

Od tygodni odkładasz rozmowę z pracownikiem, który nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. W zamian zajmujesz się drobnymi sprawami zespołu i sprawdzasz postępy w projektach. Wiesz, że jeden z projektów przynosi straty, ale zamiast zdecydować, co z nim zrobić, przygotowujesz kolejne zestawienie kosztów. Podejrzewasz, że Twoje ceny są zbyt niskie, więc po raz kolejny analizujesz konkurencję, choć nadal nie przedstawiłaś klientom nowej oferty.

Każde z tych działań można uzasadnić. Przecież trzeba kontrolować projekty, znać koszty i obserwować rynek. Możesz jednak spędzić na tym kolejne tygodnie, wciąż zbierać informacje i analizować sytuację, a ostatecznie nie podjąć żadnej decyzji.

To mechanizm określany jako produktywna prokrastynacja. Pracujesz, czasem bardzo intensywnie, ale wybierasz zadania, które pozwalają Ci ominąć coś trudniejszego. Poprawienie prezentacji daje poczucie kontroli, podczas gdy wysłanie jej do klienta oznacza, że ktoś oceni Twoją propozycję. Analiza cen konkurencji jest bezpieczna, ale przedstawienie własnej, wyższej ceny wiąże się już z ryzykiem odmowy.

Podobnie wygląda sytuacja z nierentownym projektem. Przygotowanie raportu jest konkretnym zadaniem, które można odhaczyć z listy. Podjęcie decyzji o jego zamknięciu może natomiast oznaczać niewygodną rozmowę i konieczność zaakceptowania wcześniejszego błędu. W ten sposób możesz przez długi czas zajmować się problemem, odkładając działanie, które mogłoby go rozwiązać.

Jak rozpoznać produktywną prokrastynację?

Co robisz	Co daje Ci poczucie postępu	Czego nadal brakuje
Poprawiasz prezentację po raz kolejny	Materiał wygląda coraz lepiej	Oferta nadal nie trafiła do klienta
Porządkujesz bazę klientów	Masz uporządkowane dane	Nie wracasz do zainteresowanych klientów
Analizujesz konkurencję	Znasz kolejne ceny i oferty	Nie sprawdziłaś reakcji rynku na własną propozycję
Uczestniczysz w kolejnych spotkaniach	Kalendarz jest pełny	Ważna decyzja nadal czeka
Dopracowujesz ofertę	Czujesz, że pracujesz nad sprzedażą	Potencjalni klienci nadal jej nie zobaczyli

Nie każda poprawka jest stratą czasu. Czasami oferta rzeczywiście wymaga dopracowania, a dodatkowa analiza pozwoli uniknąć kosztownego błędu. Warto jednak ustalić, po co wykonujesz kolejne zadanie i co zamierzasz zrobić z jego rezultatem.

Jeżeli przygotowujesz trzecią wersję prezentacji, zapytaj siebie, co konkretnie przeszkadza Ci wysłać tę, którą już masz. Jeżeli od tygodni analizujesz ten sam problem, ustal, jakich informacji nadal potrzebujesz do podjęcia decyzji. Być może masz ich już wystarczająco dużo, a kolejne przygotowania jedynie odsuwają moment, w którym będziesz musiała sprawdzić swoje założenia w praktyce.

Działanie nie zawsze skutkuje rezultatem

Wyobraź sobie mecz koszykówki: drużyna Michaela Jordana przez cały czas biega, ustawia akcje i wymienia podania, ale nikt nie rzuca do kosza. Zawodnicy schodzą z parkietu zmęczeni, liczba przebiegniętych kilometrów wygląda imponująco, piłka była cały czas w ruchu. Tylko wynik nadal wynosi zero. Rzut jest momentem, w którym można zdobyć punkt, ale też spudłować. I właśnie dlatego łatwiej dalej podawać piłkę niż w końcu podjąć próbę.

W firmie odpowiednikiem takiego niewykonanego rzutu może być rozmowa sprzedażowa, podanie ceny klientowi, publikacja oferty, telefon do ważnego klienta, zamknięcie nierentownego projektu albo przekazanie komuś odpowiedzialności za obszar, którego od miesięcy nie chcesz oddać. Od takich decyzji może zależeć, czy zdobędziesz kolejnego klienta, ograniczysz straty albo odzyskasz czas na rozwój firmy. Nie masz jednak gwarancji, że każda z nich przyniesie oczekiwany rezultat.

Właśnie takich działań powinnaś szukać, kiedy ustalasz priorytety. Nie każde zadanie ma taką samą wagę i nie każda godzina pracy w równym stopniu przybliża Cię do celu.

Czym są działania o dużej dźwigni?

Działanie o dużej dźwigni to takie, które może mieć szczególnie duży wpływ na osiągnięcie Twojego aktualnego celu. Jeżeli chcesz zwiększyć sprzedaż, może nim być kontakt z potencjalnymi klientami, przedstawienie oferty lub ponowna rozmowa z osobami, które wcześniej wykazały zainteresowanie.

Jeżeli firma traci pieniądze na nierentownym projekcie, większy wpływ na wynik może mieć decyzja o zmianie warunków współpracy niż przygotowanie kolejnego raportu. Jeżeli wszystko w firmie wymaga Twojej akceptacji, warto rozważyć przekazanie części odpowiedzialności pracownikowi. Dzięki temu odzyskasz czas na decyzje, których nikt inny nie może podjąć za Ciebie.

Nie istnieje jedna lista działań o dużej dźwigni, odpowiednia dla każdej przedsiębiorczyni. Ich znaczenie zależy od tego, co próbujesz osiągnąć i co obecnie Cię powstrzymuje. Dlatego zanim zdecydujesz, czym zajmiesz się w pierwszej kolejności, ustal, jaki wynik chcesz uzyskać.

Co zmienia działanie nastawione na wynik?

Dobrze pokazuje to przykład Basi, jednej z naszych kursantek. Basia regularnie wychodziła do ludzi i zapraszała ich na bezpłatne analizy składu ciała. W ciągu jednego tygodnia umówiła trzynaście spotkań, z których dziesięć faktycznie się odbyło. Efektem były cztery sprzedane produkty, w tym jeden pakiet trzymiesięczny.

Dzięki temu mogła sprawdzić, ile zaproszeń przekłada się na spotkania, jak często dochodzi do sprzedaży i na którym etapie warto poprawić sposób działania. Otrzymała konkretne informacje z rynku, które pozwoliły jej zdecydować, czy kontynuować dotychczasowe działania, czy coś zmienić.

Samo umówienie trzynastu spotkań nie było jeszcze ostatecznym wynikiem. Liczyło się również to, ilu klientów przyszło i co wydarzyło się podczas rozmów. Dlatego warto osobno oceniać wykonanie zaplanowanych działań oraz rezultaty, które przynoszą. Masz bezpośredni wpływ na to, czy podejmiesz próbę kontaktu z klientem. Jego reakcja pozwala Ci następnie sprawdzić, czy wybrany sposób działania jest skuteczny.

Jak sprawdzić, czy Twój dzień przynosi rzeczywiste rezultaty?

Przez jeden dzień przyjrzyj się temu, jak faktycznie pracujesz. Nie potrzebujesz nowej aplikacji ani rozbudowanego systemu raportowania. Wystarczy, że wieczorem przejrzysz wykonane zadania i odpowiesz na kilka pytań, które pomogą Ci sprawdzić, ile czasu poświęciłaś na sprawy istotne dla Twojego celu.

1. Jaki konkretny wynik chciałaś dziś przybliżyć?

Przypomnij sobie cel, który jest obecnie najważniejszy. Może chodzić o zwiększenie sprzedaży, poprawę rentowności firmy albo zakończenie projektu, który zbyt długo pozostaje niedokończony. Jeśli nie potrafisz wskazać takiego celu, trudno będzie Ci ocenić, które działania naprawdę były ważne.

2. Co dzisiaj faktycznie przybliżyło Cię do tego wyniku?

Wskaż wykonane działania, które miały z nim bezpośredni związek. Jeżeli zależy Ci na sprzedaży, mogą to być przeprowadzone rozmowy, przedstawione oferty lub ponowne kontakty z klientami. Sprawdź, co udało Ci się osiągnąć i czego dowiedziałaś się dzięki tym działaniom. Nawet jeżeli klient nie podjął jeszcze decyzji, jego odpowiedź może pomóc Ci zaplanować kolejny krok.

3. Ile czasu poświęciłaś na reagowanie?

Przejrzyj spotkania, telefony, wiadomości i drobne problemy, które pojawiły się w ciągu dnia. Część wymagała natychmiastowej reakcji, ale inne mogły poczekać, zostać przekazane komuś z zespołu albo w ogóle nie potrzebowały Twojego zaangażowania. Jeśli większość dnia poświęcasz na reagowanie na bieżące problemy i załatwianie spraw, których wcześniej nie planowałaś, coraz mniej czasu zostaje Ci na realizację własnych celów.

4. Jakiej ważnej decyzji nadal nie podjęłaś?

Sprawdź, czy na Twojej liście od kilku dni nie znajduje się to samo zadanie. Być może odkładasz rozmowę z pracownikiem, przedstawienie nowej ceny albo decyzję dotyczącą nierentownego projektu. Zastanów się, czy rzeczywiście brakuje Ci czasu lub informacji, czy obawiasz się konsekwencji tego działania. Samo nazwanie przyczyny może pomóc Ci zdecydować, co zrobić dalej.

5. Czego dowiedziałaś się z wykonanej pracy?

Załóżmy, że skontaktowałaś się z dwudziestoma osobami, które wcześniej interesowały się Twoją ofertą. Sprawdź, ile odpowiedziało, ile nadal rozważa współpracę i co powstrzymuje pozostałych przed zakupem. Może okazać się, że cena nie jest główną przeszkodą. Klienci nie rozumieją wartości propozycji albo nikt nie wrócił do nich po pierwszej rozmowie. Dzięki temu wiesz, co wymaga poprawy. Samo porządkowanie bazy klientów nie dostarczyłoby Ci takich informacji.

Jeżeli przez trzy tygodnie wykonujesz coraz więcej zadań, a najważniejsze wskaźniki stoją w miejscu, przeprowadź taki przegląd również w skali całego tygodnia. Sprawdź, ile czasu przeznaczyłaś na utrzymanie bieżącej działalności, a ile na działania, które mogły zmienić wynik.

Nie musisz eliminować wszystkich drobnych obowiązków, ponieważ firma musi przecież funkcjonować. Ważne, żeby zauważyć moment, w którym bieżące sprawy zaczynają zajmować miejsce pracy nad najważniejszym celem. Jeżeli tak właśnie wygląda większość Twoich dni, warto zmienić sposób ustalania priorytetów.

Jak planować dzień, żeby rzeczywiście posuwać się do przodu?

Kiedy prowadzisz firmę, zawsze znajdzie się coś pilnego. Klient potrzebuje odpowiedzi, pracownik ma pytanie, ktoś prosi o spotkanie, a w skrzynce pojawiają się kolejne wiadomości. Jeżeli zaczynasz dzień od reagowania na wszystko, co do Ciebie trafia, łatwo poświęcić na to większość dostępnego czasu.

Wyobraź sobie, że masz przygotować ofertę dla zainteresowanego klienta. Rano otwierasz pocztę, żeby odpowiedzieć na kilka zaległych wiadomości. Jedna z nich wymaga dodatkowego sprawdzenia, później dzwoni pracownik, pojawia się problem z projektem i trzeba wejść na nieplanowane spotkanie. Nagle jest popołudnie. Udało Ci się rozwiązać kilka spraw, ale oferta nadal nie została wysłana. Klient wciąż czeka, choć właśnie to zadanie miało największą szansę przybliżyć Cię do celu sprzedażowego.

Możesz ograniczyć takie sytuacje, wprowadzając kilka prostych zasad. Nie wymagają one dodatkowych narzędzi ani rozbudowanego planowania, ale konsekwencji w wybieraniu działań, które rzeczywiście mają znaczenie.

1. Wybierz 2–3 działania, które mają największy wpływ na cel

Zacznij od ustalenia, co obecnie najbardziej ogranicza Twój wynik. Jeżeli brakuje Ci nowych klientów, sprawdź, na którym etapie sprzedaży pojawia się problem. Być może prowadzisz zbyt mało rozmów. Możliwe też, że zainteresowanie jest duże, ale niewielu klientów ostatecznie decyduje się na zakup.

W pierwszej sytuacji większe znaczenie może mieć nawiązanie kolejnych kontaktów. W drugiej warto przyjrzeć się ofercie, sposobowi jej przedstawiania i zastrzeżeniom klientów. Wybierz dwa lub trzy działania, które mogą poprawić sytuację, i przyznaj im pierwszeństwo przy planowaniu pracy.

2. Najważniejsze działanie wykonaj, zanim wciągną Cię bieżące sprawy

Nie odkładaj go automatycznie na moment, w którym uporasz się ze wszystkim innym. Jeżeli najważniejszą sprawą jest rozmowa z potencjalnym klientem, zaplanuj ją wcześniej. Jeżeli musisz podjąć decyzję dotyczącą projektu, przeznacz na nią konkretny czas, zamiast czekać na spokojniejszy dzień.

Nie zawsze da się rozpocząć pracę od zadania strategicznego. Zdarzają się sytuacje, które wymagają natychmiastowej reakcji, ale nie powinny one codziennie decydować o tym, na co przeznaczysz większość swojego czasu. Jeśli regularnie kończysz dzień bez wykonania najważniejszego zadania, sprawdź, co najczęściej Ci w tym przeszkadza.

3. Oddziel bieżące obowiązki od działań, które rozwijają firmę

Odpowiadanie klientom, nadzorowanie projektów i rozwiązywanie problemów zespołu to potrzebne elementy prowadzenia biznesu. Nie musisz z nich rezygnować, ale warto zastanowić się, które wymagają Twojego zaangażowania, a które można ograniczyć lub przekazać komuś innemu.

Zarezerwuj czas na obsługę bieżących spraw. Dzięki temu łatwiej będzie Ci skoncentrować się na działaniach, które wymagają dłuższej uwagi albo podjęcia trudnej decyzji. Przejrzyj też listę zadań. Jeżeli po raz kolejny planujesz poprawienie tego samego dokumentu, zastanów się, czy naprawdę jest to konieczne. Czasami lepszym rozwiązaniem będzie zakończenie przygotowań i sprawdzenie efektu swojej pracy w praktyce.

4. Oceniaj dzień na podstawie działania i jego efektu

Na koniec dnia wróć do tego, co zaplanowałaś. Jeżeli miałaś przeprowadzić rozmowy sprzedażowe, sprawdź, ile ich rzeczywiście odbyłaś i jakie odpowiedzi otrzymałaś. Jeśli przedstawiłaś klientom nową cenę, przyjrzyj się ich reakcjom. Jeśli przekazałaś pracownikowi odpowiedzialność za część obowiązków, oceń, czy rzeczywiście może realizować je samodzielnie.

Nie wszystkie rezultaty pojawią się od razu. Czasami na decyzję klienta trzeba poczekać, ale możesz sprawdzić, czy wykonałaś zaplanowane działanie i czy zdobyłaś informacje potrzebne do następnego kroku. Jeżeli coś nie działa, zmień sposób postępowania. Wykonywanie przez kolejne tygodnie tych samych czynności tylko dlatego, że znalazły się w planie, nie przybliży Cię automatycznie do celu.

Kiedy potrzebujesz lepszego sposobu działania?

Możesz mieć świetnie uporządkowany kalendarz, rozbudowaną bazę klientów i szczegółową listę zadań, a mimo to nie osiągać oczekiwanych wyników. Zastanów się wtedy, według czego ustalasz swoje priorytety. Czy zaczynasz od spraw, które mają największy wpływ na rozwój firmy? Czy może najpierw zajmujesz się tym, co najłatwiej wykonać, najszybciej odhaczyć albo co akurat wymaga Twojej uwagi?

To szczególnie ważne, kiedy prowadzisz własny biznes. Nikt nie podejmie za Ciebie wszystkich decyzji dotyczących kierunku jego rozwoju. Możesz mieć dużo obowiązków, ale nadal musisz znaleźć czas na działania związane ze sprzedażą, rentownością i realizacją najważniejszych projektów.

Przyjrzyj się swojemu ostatniemu tygodniowi. Ile ważnych rozmów przeprowadziłaś? Jakie decyzje podjęłaś? Co udało Ci się zakończyć? Które działania przełożyły się na konkretny rezultat, a które jedynie wypełniły kalendarz? Jeżeli widzisz, że od dłuższego czasu intensywnie pracujesz, ale Twoja firma stoi w miejscu, zacznij od zmiany sposobu wybierania zadań.

Jutro rano wskaż jedno działanie, które może mieć największy wpływ na Twój obecny cel. Wykonaj je, zanim zajmiesz się kolejnymi wiadomościami i drobnymi problemami. Wieczorem sprawdź, co dzięki niemu się zmieniło, a następnie wykorzystaj te informacje do zaplanowania kolejnego kroku. Powtarzaj ten proces i koryguj działania na podstawie otrzymanych rezultatów.

Czujesz, że Twój biznes utknął w miejscu?

Jeżeli mimo wielu godzin pracy czujesz, że Twój biznes utknął w miejscu, a Ty nie wiesz, na czym się skupić i w jakim kierunku dalej się rozwijać, nie musisz szukać odpowiedzi sama. Dołącz do naszej społeczności w Akademii, gdzie pomożemy Ci uporządkować priorytety, wyznaczyć kierunek działania i konsekwentnie realizować cele biznesowe. Dzięki temu łatwiej będzie Ci podejmować decyzje i skupić się na tym, co rzeczywiście pomaga rozwijać Twój biznes.