Dlaczego ciągle czekasz na motywację, zamiast zbudować system działania?

Wiesz, że powinnaś zadzwonić do klienta. Wiesz, że nie warto odkładać rozmowy z pracownikiem o kolejny tydzień. Wiesz też, że te rzeczy mają większe znaczenie niż odpisanie na kolejnego maila, poprawka w prezentacji czy porządkowanie CRM-u. A jednak kiedy trzeba zadzwonić do klienta albo rozpocząć trudną rozmowę, nagle pojawia się coś łatwiejszego do zrobienia.

Jeżeli zdarza się to raz, to nic wielkiego. Jeżeli powtarza się co tydzień, zaczyna być problemem. Sprzedażą zajmujesz się wtedy, kiedy masz dobry dzień. Trudną rozmowę przeprowadzasz wtedy, kiedy czujesz się pewniej. W pozostałym czasie robisz rzeczy, które łatwo odhaczyć, ale które nie mają takiego wpływu na wynik firmy.

Motywacja może dobrze działać na początku. Trudniej zbudować na niej sposób pracy, który działa również wtedy, kiedy nie masz energii, pewności ani ochoty. Właśnie dlatego potrzebujesz systemu.

Artykuł w skrócie

Uzależnianie działania od motywacji utrudnia regularną realizację celów. Motywacja zmienia się pod wpływem nastroju, energii i okoliczności, dlatego nie stanowi stabilnej podstawy konsekwentnej pracy. Rozwiązaniem jest budowanie dyscypliny oraz systemu działania, który określa konkretne zadania, terminy ich wykonania i sposób monitorowania postępów.

• Motywacja nie wystarcza do utrzymania regularności. Odkładanie zadań do momentu pojawienia się chęci, pewności siebie lub odpowiedniego nastroju sprawia, że tempo działania zależy od chwilowego samopoczucia.
• Motywacja, dyscyplina i system pełnią różne funkcje. Motywacja może pomóc rozpocząć działanie, dyscyplina pozwala je kontynuować mimo braku ochoty, a powtarzanie określonych czynności sprzyja budowaniu systemu działania.
• Dyscyplina wymaga jasno określonych działań. Ogólne postanowienia, takie jak „większa konsekwencja”, należy przełożyć na konkretne zadania, np. wykonanie pięciu ponownych kontaktów z klientami dziennie.
• System działania ogranicza zależność od nastroju. Jego podstawą jest określenie, co należy wykonać, kiedy to zrobić i jak sprawdzić rezultat. Pomagają w tym planowanie zadań w kalendarzu, ustalanie priorytetów oraz regularne monitorowanie postępów.
• Zajętość nie zawsze oznacza postęp. Wykonywanie łatwych i bieżących obowiązków może wypierać zadania mające największy wpływ na realizację celu. Dlatego ważne działania powinny otrzymywać pierwszeństwo w planie dnia.
• Konsekwencja nie wymaga nieprzerwanej pracy. Odpoczynek i regeneracja mogą być częścią systemu. O utrzymaniu regularności decyduje powracanie do zaplanowanych działań, a nie codzienna maksymalna intensywność pracy.

Skuteczny system działania nie polega na utrzymywaniu wysokiej motywacji każdego dnia. Jego zadaniem jest stworzenie warunków, w których ważne czynności są wykonywane regularnie, również wtedy, gdy brakuje chęci lub sprzyjającego nastroju.

Dlaczego motywacja jest zawodnym fundamentem działania?

Motywacja potrafi dać świetny start. Wracasz ze szkolenia, podejmujesz decyzję, masz energię, przez kilka dni robisz więcej i szybciej. Łatwo wtedy uwierzyć, że właśnie tego brakowało Ci wcześniej. Tylko firma będzie potrzebowała Twojego działania również w czwartek po słabej nocy. Wtedy, kiedy klient trzeci raz nie odpisze, kampania nie dowiezie wyniku, a rozmowa, którą odkładasz, nadal będzie czekała w kalendarzu. Rynek nie sprawdza rano Twojego poziomu motywacji, zanim postawi przed Tobą kolejną decyzję.

Jeżeli podejmujesz działanie tylko wtedy, kiedy masz na to ochotę, Twój nastrój zaczyna decydować o tym, co i kiedy wykonasz. Zamiast realizować wcześniej ustalony plan, czekasz na odpowiednie warunki, które nie zawsze się pojawiają.

„Jak się wyśpię, zrobię to jutro.” „Jak przestanę się bać, zadzwonię.” „Jak poczuję się pewniej, podam tę cenę.” „Jak wróci energia, usiądę do oferty.” Brzmi niewinnie, bo każdy z tych argumentów da się racjonalnie uzasadnić. Tyle że lista nie ma końca. Po zmęczeniu przychodzi stres. Po stresie brak pewności. Potem gorszy tydzień, trudniejszy klient, więcej spraw w firmie albo zwyczajny dzień, w którym po prostu nie masz ochoty robić tego, co trzeba.

To szczególnie dobrze widać w biznesie. Nie musisz mieć ochoty, żeby ponownie zadzwonić do klienta. Podanie klientowi ceny za usługę nie stanie się nagle łatwiejsze tylko dlatego, że przez miesiąc będziesz tego unikała. Rozmowa z pracownikiem również nie zrobi się łatwiejsza od kolejnych zmian terminu. Czekanie potrafi zmniejszyć napięcie, ale rzadko wykonuje pracę za Ciebie.

Dlatego dobrze zadać sobie dużo mniej wygodne pytanie: co zrobisz, jeśli jutro nadal będziesz czuła dokładnie to samo?

Jeśli odpowiedzią będzie kolejne odłożenie telefonu, oferty czy rozmowy z pracownikiem, konsekwencje nie ograniczą się do Twojego samopoczucia. Klient nadal nie otrzyma oferty, decyzja pozostanie niepodjęta, a ważne sprawy w firmie będą przesuwane na kolejne dni.

Emocje oczywiście niosą informację. Zmęczenie czasem oznacza, że rzeczywiście potrzebujesz odpoczynku. Strach może wskazać obszar ryzyka, któremu trzeba się przyjrzeć. Nie każda emocja powinna jednak automatycznie zmieniać wcześniej podjętą decyzję.

Możesz czuć dyskomfort, podając cenę za swoje produkty lub usługi. Możesz bać się reakcji klienta i wysłać ofertę. Możesz wejść w trudną rozmowę bez poczucia, że jesteś do niej idealnie przygotowana. W wielu ważnych działaniach komfort pojawia się dopiero po kolejnych próbach, a nie przed pierwszą z nich.

To rozróżnienie jest ważne również w pracy, którą robimy w Akademii. Silny powód, dla którego chcesz osiągnąć konkretny rezultat, pomaga utrzymać kierunek. Chwilowa chęć będzie się zmieniała. Jednego dnia masz jej dużo, następnego znacznie mniej. Jeżeli każda taka zmiana ma otwierać ponowne negocjacje z własnym planem, trudno zbudować cokolwiek powtarzalnego.

Motywacja, dyscyplina i system – czym naprawdę się różnią?

Motywacja, dyscyplina i system pełnią w działaniu różne funkcje. Motywacja może dać impuls do rozpoczęcia działania. Dyscyplina jest potrzebna wtedy, kiedy początkowa energia spada, a zadanie nadal trzeba wykonać. Z czasem część powtarzanych działań może stać się na tyle naturalna, że nie musisz za każdym razem podejmować tej samej decyzji od początku.

Problem pojawia się wtedy, kiedy próbujesz oprzeć całe działanie tylko na pierwszym etapie. Szukasz kolejnego impulsu, mocniejszego celu albo sposobu, żeby znowu poczuć energię. Tymczasem kilka dni po podjęciu decyzji zostaje zwykła praca.

Chcesz zwiększyć sprzedaż? Pierwszego dnia łatwo rozpisać plan i wykonać kilka telefonów do potencjalnych klientów. Chcesz regularnie analizować liczby? Pierwszy raport możesz przygotować od razu. Prawdziwy test zaczyna się później, kiedy nie masz już początkowego zapału, ale działanie nadal powinno się wydarzyć.

Dyscyplina oznacza wykonanie tego, co sama sobie wcześniej zleciłaś

Dyscyplina to wydanie sobie polecenia i podążenie za nim, niezależnie od tego, czy akurat masz na to ochotę. To właśnie ona pozwala działać również w dni, kiedy brakuje motywacji.

Nie chodzi więc o ogólne „muszę być bardziej zdyscyplinowana”. Takiego postanowienia nie da się wykonać. Możesz za to ustalić, że od poniedziałku do piątku przed 11:00 dzwonisz do potencjalnych klientów. Możesz zdecydować, że w każdy piątek przeglądasz kluczowe liczby firmy. Możesz wpisać do kalendarza rozmowę z pracownikiem i nie przesuwać jej tylko dlatego, że rano pojawił się dyskomfort.

Dyscypliny może brakować w konkretnym obszarze, szczególnie kiedy działanie jest nowe, niewygodne albo wiąże się z ryzykiem. To nie znaczy, że jesteś osobą „bez dyscypliny”. Możesz od lat punktualnie pojawiać się na spotkaniach, terminowo opłacać zobowiązania albo regularnie wykonywać dziesiątki innych czynności.

Na początku nowe działanie może wymagać od Ciebie więcej wysiłku. Jeśli jednak każdego dnia musisz przekonywać samą siebie, żeby je wykonać, trudno będzie Ci utrzymać regularność.

Zamiast codziennie decydować od początku, czy zajmiesz się sprzedażą, przejrzysz liczby albo przeprowadzisz trudną rozmowę, ustalasz wcześniej, co robisz, kiedy to robisz i jak często to powtarzasz.

Z czasem część tych działań zaczyna wymagać mniej negocjacji ze sobą. Piątkowy przegląd liczb staje się normalnym elementem tygodnia, a ponowny kontakt z klientem kolejnym krokiem procesu sprzedaży. Nie dlatego, że codziennie masz więcej motywacji, tylko dlatego, że działanie ma swoje stałe miejsce.

Jak wygląda motywacja, dyscyplina i system w praktyce?

	Motywacja	Dyscyplina	System
Za co odpowiada?	Pomaga rozpocząć działanie	Pomaga wykonać je mimo braku ochoty	Ustala z góry, co, kiedy i jak często robisz
Jak wygląda w praktyce?	„Chcę zwiększyć sprzedaż”	„Zaplanowałam telefony, więc je wykonuję”	„Od poniedziałku do piątku przed 11:00 wykonuję zaplanowane telefony”
Co się dzieje, gdy spada motywacja?	Chęć do działania może zniknąć	Nadal wykonujesz ustalone zadanie	Nie musisz od nowa decydować, czy i kiedy je wykonasz
Przykład w biznesie	Podejmujesz decyzję, że chcesz pozyskać więcej klientów	Dzwonisz również wtedy, kiedy nie masz na to ochoty	Telefony mają stałe miejsce w kalendarzu i określoną liczbę do wykonania

Jak zbudować system działania, który nie zależy od nastroju?

Jeżeli każdego ranka od nowa zastanawiasz się, czy w ogóle zajmiesz się sprzedażą, przejrzysz wyniki firmy albo przeprowadzisz trudną rozmowę, trudno mówić o stałym systemie działania.

W dobrze ułożonym systemie część tych decyzji podejmujesz wcześniej. Ustalasz, co ma zostać wykonane, kiedy ma się wydarzyć i po czym poznasz, że zadanie zostało wykonane. Nastrój może się zmieniać. Ustalone działanie pozostaje.

Chodzi o przejście od „wiem, co powinnam robić” do „wiem, co robię regularnie w ciągu tygodnia”. Sama wiedza nie daje wyniku. Musisz jeszcze przełożyć ją na konkretne działania, dać im miejsce w kalendarzu i później sprawdzać, czy rzeczywiście zostały wykonane.

Określ konkretne działanie

„Muszę bardziej skupić się na sprzedaży” niczego jeszcze nie uruchamia. „Codziennie prowadzę pięć rozmów z potencjalnymi klientami” daje już konkret. Pięć dziennie oznacza 25 rozmów w tygodniu. Deklaracja, że od teraz sprzedaż będzie ważniejsza, nie daje ani jednej.

Warto też wcześniej ustalić, co zrobisz w trudniejszy dzień. Jeżeli zwykle planujesz pięć rozmów z klientami, możesz przyjąć, że kiedy masz mniej czasu lub energii, wykonasz przynajmniej jedną. Nie chodzi o to, żeby za każdym razem obniżać sobie wymagania, ale żeby jeden gorszy dzień nie oznaczał całkowitej rezygnacji z zaplanowanego działania.

Dobrym przykładem jest Elwira, członkini Akademii Seeking Greatness, która działa w branży transportowej. Wiedziała, że potrzebuje aktywnie zdobywać klientów, ale długo pozostawało pytanie: co właściwie ma regularnie robić? Rozważała targi, osobiste wizyty w firmach i kontakt telefoniczny. Ostatecznie zaczęła układać wokół sprzedaży konkretny proces: przygotować listę potencjalnych klientów, dzwonić i zapisywać informacje z kontaktów w CRM, żeby wiedzieć, z kim już rozmawiała i do czego wrócić przy kolejnym kontakcie.

Nie czekała przy tym na moment, w którym każda rozmowa będzie perfekcyjna. Zakładała, że część z nich będzie nieidealna i że właśnie przez praktykę nauczy się prowadzić je lepiej.

„Zdobywać więcej klientów” jest kierunkiem. Lista firm, wykonane telefony, notatki w CRM i ustalony kolejny kontakt dają już coś, co można wykonać, sprawdzić i poprawić.

Tak samo z zespołem. „Muszę lepiej zarządzać” jest zbyt szerokie. Cotygodniowa rozmowa jeden na jeden, przegląd wyników w każdy piątek albo konkretny termin na rozmowę, którą od tygodnia odkładasz, dają już działania, które można zaplanować i później rozliczyć.

Dopóki sama nie wiesz dokładnie, co masz zrobić, bardzo łatwo pomylić brak wykonania z brakiem motywacji.

Nadaj działaniu stały termin i rytm

Jeżeli sprzedaż jest priorytetem, ale w 40-godzinnym tygodniu nie ma na nią nawet dwóch bloków po 60 minut, kalendarz pokazuje coś innego niż deklaracje. Mail, poprawka w prezentacji, pytanie od zespołu czy „szybka rzecz do ogarnięcia” bez problemu zabiorą czas, którego wcześniej nie zarezerwowałaś.

Dobrze działa tu analogia do wizyty u dentysty. Jeżeli masz termin w środę o 10:00, nie czekasz rano, aż pojawi się odpowiedni nastrój. Wiesz wcześniej, gdzie masz być i organizujesz wokół tego resztę dnia.

Ze sprzedażą często robimy odwrotnie. „Muszę ponownie zadzwonić do klienta” zostaje na liście i przez cały dzień walczy o uwagę ze wszystkim, co wygląda pilniej. „Środa, 10:00–11:00 – rozmowy sprzedażowe z klientami” ma już konkretny termin.

System powinien więc odpowiadać nie tylko na pytanie: co robisz, ale też: kiedy, jak długo i jak często.

Jeżeli trudno Ci oszacować, ile zajmie zadanie, ustal, ile czasu możesz na nie przeznaczyć, i wpisz ten blok do kalendarza. Jeśli nie skończysz, zaplanuj pozostałą część pracy na kolejny termin. Dzięki temu jedno zadanie nie przejmuje całego dnia tylko dlatego, że pracujesz nad nim „aż będzie gotowe”.

Nie próbuj też planować wszystkiego naraz. Wybierz kilka działań, które rzeczywiście wpływają na wynik, i najpierw zarezerwuj na nie czas w kalendarzu. Lista kilkudziesięciu zadań nie tworzy systemu, jeśli najważniejsze z nich nadal są przesuwane.

Ogranicz możliwość uciekania w łatwiejsze zadania

System powinien również chronić czas przeznaczony na ważne działanie.

Kiedy odkładasz trudne zadanie, łatwo zająć się czymś, co nie wymaga podejmowania niewygodnych decyzji. Możesz odpisać na kilka wiadomości, poprawić prezentację i uporządkować dokumenty. Wszystkie te czynności dają poczucie, że pracujesz, ale telefon do klienta, od którego może zależeć sprzedaż, nadal pozostaje niewykonany.

Jeżeli od trzech dni poprawiasz ofertę, ale nadal jej nie wysłałaś, być może oferta jest już wystarczająco dobra. Jeżeli od tygodnia porządkujesz CRM, ale nie wykonałaś żadnego telefonu do klienta, kolejna godzina przy CRM-ie raczej nie rozwiąże problemu.

Dlatego warto z góry określić, co ma zostać wykonane w danym bloku i czego wtedy nie robisz. Im mniej takich decyzji zostawiasz na moment działania, tym mniej miejsca zostaje na negocjowanie ze sobą.

Sprawdzaj wykonanie, a nie poziom motywacji

Możesz mieć dobrze rozpisany dzień i wieczorem odkryć, że najważniejszego zadania znowu nie zrobiłaś. Sam wpis w kalendarzu nie oznacza jeszcze, że system działa. Trzeba później sprawdzić wykonanie.

Jednym z narzędzi, z którymi pracujemy w Seeking Greatness, jest audyt dnia. Przez kilka dni zapisujesz, czym naprawdę zajmujesz się w kolejnych godzinach. Jeżeli chcesz zobaczyć swój sposób pracy dokładniej, możesz zejść nawet do 15-minutowych odcinków.

Wtedy zamiast ogólnego „cały dzień byłam zajęta” masz konkret. Godzina na mailach. Czterdzieści minut na przeglądaniu telefonu. Spotkanie zaplanowane na pół godziny przeciągnęło się do dziewięćdziesięciu minut. Dwa razy wracałaś do prezentacji, a blok przeznaczony na sprzedaż zniknął.

Po kilku takich dniach przestajesz zgadywać, gdzie ucieka czas. Widzisz, które działania zostały wykonane, które regularnie przesuwasz i co trzeba zmienić w systemie.

Jeżeli samo sprawdzanie nie wystarcza, możesz dodać zewnętrzne rozliczenie. Deklarujesz drugiej osobie, co zrobisz i do kiedy, a później odpowiadasz na proste pytanie: zrobiłaś czy nie?

Nie chodzi o to, żeby ktoś pilnował Cię jak szef. Odpowiedzialność nadal zostaje po Twojej stronie. Zewnętrzne rozliczenie ma tylko utrudnić kolejne przesunięcie zadania, które sama wcześniej uznałaś za ważne.

Dobry system nie sprawia, że nagle zawsze masz ochotę działać. Sprawia, że nastrój ma coraz mniejszy wpływ na to, czy wykonasz najważniejsze działania. Wiesz, co robisz, kiedy to robisz, ile czasu na to przeznaczasz i później sprawdzasz, czy rzeczywiście zostało wykonane.

Czy dobry system wymaga ciągłej pracy?

System działania nie polega na tym, żeby pracować więcej za wszelką cenę. Ma sprawić, że najważniejsze działania dzieją się regularnie, a nie tylko wtedy, kiedy masz dużo energii albo chwilowy zryw.

Możesz przez pięć dni poświęcać na sprzedaż po cztery godziny dziennie. To daje 20 godzin pracy w jednym tygodniu. Jeśli przez następne trzy tygodnie nie wykonasz ani jednego zaplanowanego bloku sprzedażowego, masz za sobą intensywny tydzień, ale nie masz jeszcze systemu.

Możesz też zaplanować dwa bloki po 90 minut tygodniowo. W cztery tygodnie daje to 12 godzin. To mniej niż podczas jednego mocnego sprintu, ale takie działanie ma stałe miejsce w Twoim tygodniu i łatwiej je powtarzać przez kolejne miesiące.

Dobry system ma pomagać Ci utrzymać właściwe działania, a nie maksymalne tempo. Jeżeli rzeczywiście jesteś przeciążona, plan trzeba dostosować. Nie zmienia to jednak podstawowej zasady: działanie nie powinno zależeć wyłącznie od tego, czy danego dnia masz więcej energii i ochoty.

Kiedy potrzebujesz systemu, a nie kolejnego przypływu motywacji?

Jeżeli mimo dobrych planów wciąż odkładasz ważne działania, przyjrzyj się temu, jak organizujesz swoją pracę. Zacznij od trzech pytań:

Co przestanę robić? Na przykład zaczynać dzień od skrzynki, jeśli później brakuje czasu na sprzedaż.

Co zacznę robić? Na przykład wpisać rozmowy z potencjalnymi klientami w stały blok w kalendarzu i określić, ile takich rozmów wykonuję.

Co będę kontynuowała? Na przykład cotygodniowy przegląd wyników, jeśli pomaga Ci sprawdzać, czy działania rzeczywiście prowadzą w dobrym kierunku.

Wybierz na tej podstawie jedną zmianę, którą wprowadzisz już w najbliższym tygodniu. Ustal, kiedy ją wykonasz, i sprawdź, czy rzeczywiście to zrobiłaś. W Programie Ekspert 2.0 pracujemy właśnie nad tym: jak przekładać cele i decyzje na działania, ustalać rytm pracy i budować odpowiedzialność za ich wykonanie.